La gestión documental para empresas representa un pilar fundamental para garantizar la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo en el sector salud. En un entorno donde el manejo de información médica es vital, comprender y aplicar buenas prácticas en gestión documental no solo optimiza los procesos, sino que asegura el cumplimiento de normativas indispensables como las TRD (Tablas de Retención Documental) y TVD (Tablas de Valor Documental).
Este artículo explorará qué es la gestión documental, su relevancia en el sector salud, y cómo cumplir con estas normativas puede transformar la operación de EPS e IPS. Además, analizaremos cómo Delcop, como líder en el sector, puede ayudarte a alcanzar estos objetivos.
¿Qué es la gestión documental y por qué es clave en el sector salud?
La gestión documental se refiere al conjunto de prácticas destinadas a organizar, archivar, acceder y conservar documentos de manera eficiente. En el sector salud, esta gestión adquiere un papel crucial debido al manejo continuo y delicado de datos confidenciales, como historiales médicos, autorizaciones y registros administrativos.
¿Por qué es clave en el sector salud? Algunas razones incluyen:
- Cumplimiento normativo: Las EPS e IPS están sujetas a estrictas regulaciones legales relacionadas con la preservación y protección de la información médica de los pacientes.
- Eficiencia operativa: Una gestión documentada adecuada permite reducir el tiempo invertido en localizar registros, agilizando los servicios médicos.
- Protección de datos sensibles: La gestión correcta asegura que la información se conserve de manera segura y se limite el acceso no autorizado.
En el caso de una EPS o IP, una gestión documental sólida no solo reduce riesgos legales, sino que también mejora la calidad de la atención al paciente.
Normativas TRD y TVD: requisitos esenciales para EPS e IPS de gestión documental para el sector salud
Tanto las TRD como las TVD son marcos regulatorios esenciales para la gestión documental, especialmente en el sector salud. Veamos en qué consisten y su impacto.
Las Tablas de Retención Documental (TRD)
Las TRD son herramientas normativas que determinan cuánto tiempo deben conservarse los diferentes tipos de documentos en una organización. En salud, están diseñadas para garantizar el seguimiento y cuidado continuo de los pacientes, además de cumplir con requerimientos legales.
Un ejemplo claro de las TRD en acción incluye la conservación de historias clínicas por 10 años, requisito común en muchas regulaciones de América Latina.
Las Tablas de Valor Documental (TVD)
Por otro lado, las TVD clasifican los documentos según su importancia o utilidad, identificando cuáles deben mantenerse permanentemente y cuáles pueden ser descartados tras su uso.
Ambas normativas, TRD y TVD, buscan estructurar el ciclo de vida de los documentos, reduciendo riesgos asociados al tener información obsoleta o mal gestionada. Implementarlas correctamente no solo cumple con las leyes, sino que evita multas o sanciones que puedan afectar la operación de hospitales, clínicas e instituciones relacionadas.
Beneficios de digitalizar y organizar documentos médicos
Digitalizar y estructurar los documentos médicos es una solución que enfrenta muchas de las problemáticas que afectan al sector salud en términos de gestión documental. Los beneficios más destacados incluyen los siguientes.
1. Acceso rápido y seguro a la información
Un sistema digitalizado permite recuperar cualquier documento o archivo en segundos mediante términos de búsqueda específicos. Esto resulta fundamental ante emergencias o auditorías.
2. Reducción de costos operativos
Al eliminar el uso excesivo de papel y el almacenamiento físico de documentos, las instituciones de salud pueden optimizar recursos, tanto económicos como de espacio.
3. Mayor cumplimiento normativo
Con el uso de herramientas digitales, es más sencillo organizar la información conforme a lo estipulado por las TRD y TVD, disminuyendo la probabilidad de errores humanos.
4. Facilidad en auditorías y supervisiones
El manejo digital y organizado de los documentos facilita cualquier inspección, lo cual es común en instituciones de salud por parte de entes reguladores.
La transformación digital no es solo una tendencia; es una necesidad imperante que otorga ventajas competitivas y mejora la calidad de los servicios.
¿Cómo Delcop puede ayudarte a cumplir con las normativas?
En Delcop, entendemos las necesidades únicas de las EPS e IPS y las exigencias normativas que enfrenta el sector salud. Por ello, ofrecemos soluciones personalizadas para la gestión documental que abarcan desde la digitalización masiva hasta la implementación de tecnologías avanzadas para el almacenamiento y organización.
Soluciones destacadas de Delcop para el sector salud
- Servicios de digitalización avanzada: Escaneamos y organizamos documentos médicos con alta precisión, asegurando su disponibilidad inmediata en formatos digitales.
- Software de gestión documental: Ayudamos a implementar plataformas que clasifican automáticamente los documentos bajo las directrices de las TRD y TVD.
- Consultoría normativa: Nuestro equipo experto ofrece acompañamiento continuo para garantizar que tu entidad cumpla a cabalidad con las normativas locales e internacionales.
Con Delcop, no solo obtendrás una mejora en la organización de documentos; también ganarás tranquilidad al saber que tu institución cumple con las estrictas normativas que rigen el sector de la salud.
Transforma tu Gestión Documental y Lidera en el Sector Salud
La correcta gestión documental no es un lujo, es una necesidad primaria para el sector salud. Desde la organización de documentos bajo los parámetros de las TRD y TVD hasta la digitalización de los mismos, cada paso cuenta para garantizar la eficiencia y el éxito de las operaciones.
En esta travesía, contar con un aliado experimentado como Delcop puede marcar la diferencia. Con nuestras soluciones integrales, optimizarás tus procesos y garantizarás el cumplimiento normativo, mejorando tanto la operación como el servicio hacia tus pacientes. ¿Estás listo para transformar la gestión documental de tu institución? Contáctanos hoy y descubre cómo podemos ayudarte a alcanzar estos objetivos.