En Delcop, líderes en soluciones integrales que abarcan desde el alquiler de impresoras y el outsourcing de impresión, hasta la gestión documental avanzada, entendemos que la digitalización de archivos cumplimiento normativo ya no es una opción, sino un imperativo estratégico para las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) en Colombia. Para el Jefe de TI o el Director de Operaciones, gestionar volúmenes crecientes de documentos mientras se garantiza la legalidad y la seguridad de la información representa un desafío constante y un riesgo significativo.
Este artículo le servirá como guía para entender los requerimientos legales que rigen el archivo en el país y cómo una solución certificada por Delcop puede transformar la gestión de sus documentos, garantizando la validez legal de sus archivos digitales.
¿Qué son las Normativas TRD y TVD y por qué son Obligatorias en Colombia?
Las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD) son herramientas archivísticas esenciales en Colombia, establecidas por el Archivo General de la Nación (AGN). Su cumplimiento es de carácter obligatorio para todas las empresas, incluyendo las PYMES, ya que definen el ciclo de vida de los documentos. Para más información sobre su obligatoriedad y proceso de convalidación, consulte el portal oficial del Archivo General de la Nación.
- TRD (Tablas de Retención Documental): Establecen los tiempos que los documentos deben conservarse según su valor administrativo, legal, fiscal o histórico, indicando al final su disposición final (conservación total o eliminación).
- TVD (Tablas de Valoración Documental): Determinan la validez y el destino final de los documentos que han cumplido su periodo de retención.
Ignorar las normativas TRD y TVD no solo expone a la empresa a sanciones legales, sino que también impide una correcta transición hacia la digitalización de archivos cumplimiento normativo, ya que el proceso digital debe replicar y respetar esta estructura legal. Una correcta implementación garantiza que sus documentos digitales tengan el mismo valor probatorio que sus equivalentes físicos.
Del Papel al Dato: La Metodología Certificada para la Digitalización de Archivos Cumplimiento Normativo
El simple escaneo de un documento no lo convierte en un archivo legalmente válido. La verdadera digitalización de archivos cumplimiento normativo requiere de una metodología rigurosa y certificada.
En Delcop, utilizamos un proceso que garantiza la fidelidad, inalterabilidad e integridad del documento original. Nuestra metodología certificada incluye:
- Preparación y Clasificación: Organización de archivos físicos de acuerdo con las TRD de su empresa.
- Digitalización Controlada: Captura de imágenes de alta resolución, asegurando la legibilidad.
- Indexación Inteligente: Aplicación de metadatos que permiten la búsqueda instantánea y el acceso rápido.
- Certificación de la Imagen: Utilización de tecnologías y procesos que aseguran la validez legal del documento digitalizado, alineados con las regulaciones de la DIAN para documentos electrónicos y el AGN.
Al confiar su digitalización de archivos a un experto como Delcop, usted está invirtiendo en la legalidad y trazabilidad de su información.
ISO 27001: Seguridad garantizada en la Digitalización de Archivos Cumplimiento Normativo
Para un Jefe de TI, la seguridad de los archivos digitalizados es tan crítica como el cumplimiento legal. La documentación empresarial (contratos, nóminas, facturas) es información sensible que requiere la máxima protección contra accesos no autorizados, pérdidas o ciberataques.
Nuestros procesos están respaldados por la Certificación ISO 27001. Esta norma internacional garantiza que Delcop implementa un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) robusto y auditado que cubre:
- Confidencialidad: Solo el personal autorizado puede acceder a la información.
- Integridad: Los datos se mantienen completos y sin alteraciones no autorizadas.
- Disponibilidad: Los documentos están accesibles para quienes lo necesiten, cuando lo necesiten.
La ISO 27001 es su garantía de que la digitalización de archivos cumplimiento normativo se realiza en un entorno de máxima seguridad, protegiendo así los activos digitales más valiosos de su PYME.
Cómo la Automatización Documental Optimiza el Acceso y Reduce Tiempos de Búsqueda
Una vez digitalizados, los archivos deben ser accesibles de manera eficiente. La automatización documental es clave para que los Directores de Operaciones logren una eficiencia real.
El uso de software de gestión documental (SGD) de Delcop permite:
- Búsqueda Cero: Reducir los tiempos de búsqueda de días u horas a segundos, utilizando cualquier criterio de indexación (nombre, fecha, código).
- Flujos de Trabajo (Workflows): Automatizar el enrutamiento de documentos para aprobación, firma o revisión, acelerando los procesos internos críticos.
- Acceso Remoto y Colaboración: Facilitar el acceso seguro a los archivos desde cualquier ubicación, esencial para modelos de trabajo híbridos.
Esta eficiencia operativa, combinada con la seguridad ISO 27001 y el cumplimiento normativo TRD/TVD, asegura que su inversión en digitalización de archivos genere un retorno tangible en productividad.
Delcop, su Socio Estratégico en Gestión Documental
La digitalización de archivos cumplimiento normativo es el puente hacia la modernización y seguridad de su PYME en Colombia.
No se arriesgue con proveedores que solo ofrecen escaneo. En Delcop, le ofrecemos la experiencia de un Experto Certificado ISO 27001 en seguridad de la información y un proveedor que entiende y garantiza el cumplimiento con las normativas TRD, TVD y los requisitos de la DIAN.
Nuestro objetivo es simple: Asegurar la legalidad de sus archivos mientras optimiza sus operaciones.
¿Está listo para transformar la gestión documental de su empresa con el máximo respaldo legal y de seguridad?
¡Contáctenos hoy para una asesoría personalizada y dé el paso hacia el cumplimiento y la eficiencia!