Gestión Documental Eficiente para Empresas: Organización, Digitalización y Cumplimiento
En DELCOP, llevamos más de 35 años ayudando a empresas públicas y privadas a gestionar sus documentos de manera eficiente, segura y cumpliendo con todas las normativas legales. Nuestro servicio de gestión documental para empresas está diseñado para transformar archivos físicos en sistemas digitales organizados y accesibles, optimizando costos y reduciendo riesgos.
Descubre cómo nuestra experiencia y tecnología pueden ayudarte a mantener tus documentos bajo control y a tomar decisiones informadas basadas en datos accesibles.
¿Qué es la Gestión Documental y Por Qué es Esencial?
La gestión documental es el conjunto de procesos que permiten organizar, digitalizar y conservar tanto archivos físicos como electrónicos, asegurando su fácil acceso, trazabilidad y cumplimiento normativo, como las Tablas de Retención Documental (TRD) y la Transferencia de Documentos (TVD).
Beneficios Clave
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Acceso optimizado.
Busca y recupera documentos en segundos, mejorando la productividad. -
Cumplimiento normativo.
Garantiza la adherencia a las leyes colombianas como TRD y TVD.
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Reducción de riesgos
Prevé pérdidas, daños o duplicidad de documentos críticos. -
Ahorro de espacio
Digitaliza archivos y optimiza áreas físicas en tus oficinas.
Servicios de Gestión Documental que Ofrecemos
En DELCOP diseñamos soluciones personalizadas que transforman tus necesidades documentales en sistemas totalmente optimizados.
Organización y Clasificación de Archivos Físicos
Nuestro equipo revisa, ordena y estructura tus archivos cumpliendo con las normativas internacionales y locales.
Digitalización y Creación de Archivos Electrónicos
Convertimos documentos físicos en digitales, garantizando su validez estructural y legal.
Implementación de TRD (Tablas de Retención Documental)
Clasificamos documentos según su relevancia y plazos de conservación establecidos por la ley.
Traslado y Custodia de Documentos (TVD)
Gestionamos el archivo inactivo, transfiriéndolo a custodia segura o automatizándolo para acceso remoto.
Custodia y Conservación Física y Digital
Disponemos de soluciones respaldadas por certificaciones ISO, asegurando la confidencialidad y preservación de tus documentos.
30.000.000 De Documentos Digitalizados Al mes.
Beneficios de Elegir DELCOP para la Gestión Documental
Con DELCOP, obtendrás un servicio confiable que garantiza cumplimiento, ahorro y tranquilidad.
Resultados Tangibles y Medibles
- Reducción de costos operativos internos.
- Optimización de espacios físicos en oficinas.
- Cumplimiento garantizado con las normativas legales aplicables.
Seguridad y Confidencialidad
- Protocolos estrictos de custodia para documentación confidencial.
- Acceso digital restringido y monitoreado las 24 horas.
Compromiso con la Sustentabilidad
Implementamos una política de gestión documental que fomenta la economía circular y reduce impactos ambientales asociados al almacenamiento físico.
Etapas De Gestión Documental
1. Levantamiento de Información y Organización de Archivos
Analizamos y clasificamos toda la documentación existente, transformando cajas y papeles desordenados en un inventario organizado y listo para su gestión.
2. Adecuación del Centro de Digitalización
Preparamos un espacio óptimo con la tecnología, equipos y condiciones necesarias para garantizar un proceso de digitalización seguro, rápido y eficiente.
3. Asignación de Personal Especializado
Contamos con operadores de digitalización y alistamiento capacitados, asegurando un manejo experto y cuidadoso de cada documento.
4. Alistamiento de Documentos
Realizamos la limpieza, reparación y ordenamiento de cada documento, dejándolo listo para su digitalización sin riesgos de deterioro.
5. Proceso de Digitalización
Convertimos los documentos físicos en archivos digitales de alta calidad, con estándares que garantizan precisión, legibilidad y seguridad.
6. Custodia Física y Digital de la Información
Ofrecemos almacenamiento seguro tanto en formato físico como digital, asegurando la integridad y disponibilidad de la información a largo plazo.
nuestros clientes
Sectores a los Que Atendemos
Atendemos empresas de diversos sectores que manejan grandes volúmenes de información y necesitan soluciones profesionales de gestión documental.
- Sector Público
Alcaldías, hospitales e instituciones descentralizadas.
- Educación
Universidades, colegios y archivos académicos.
- Privado
Departamentos jurídicos, contables y de recursos humanos.
- Empresas con archivo histórico
Fondos documentales de gran volumen y relevancia histórica.
Preguntas Frecuentes sobre Nuestro Servicio de Gestión Documental
Encuentre aquí las respuestas a las dudas más comunes sobre nuestro servicio de gestión documental, desde el proceso de digitalización y custodia de archivos hasta las garantías de seguridad y acceso a su información.
1. ¿Qué beneficios obtiene mi empresa al contratar gestión documental?
La gestión documental optimiza el manejo de la información, reduce tiempos de búsqueda, mejora la seguridad de los datos, libera espacio físico y facilita el acceso rápido a documentos escaneados desde cualquier lugar.
2. ¿Cómo garantizan la seguridad y confidencialidad de mis documentos?
Implementamos protocolos estrictos de seguridad física y digital, con personal autorizado, almacenamiento seguro y sistemas de encriptación que protegen la información en todo momento.
3. ¿Puedo acceder a mis documentos escaneados desde cualquier lugar?
Sí. Los documentos digitalizados se almacenan en repositorios seguros en la nube o en servidores internos, permitiendo acceso controlado desde cualquier dispositivo autorizado.
4. ¿Qué tipo de documentos pueden digitalizar?
Digitalizamos documentos administrativos, contables, jurídicos, médicos, técnicos y cualquier archivo físico que requiera preservación y fácil consulta.
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